Vá em frente, sempre!

Lembre-se de intrassecretariar-se…

Outro dia escrevi um texto sobre a importância de seguir em frente, sempre. Nele comentei sobre a importância de se olhar para dentro, para frente, para os lados, para baixo, para cima e para trás. Dei destaque para o olhar para trás porque a vida não é uma competição. Não há a necessidade de correr mais do que o outro. O importante é entregar o melhor que eu posso oferecer. É você quem determina o ritmo. Entretanto, no início do texto falei que em primeiro lugar se deve olhar para dentro, porque é ali que estão as respostas que nós podemos nos dar. Esse é o espaço sobre o qual temos total autonomia e, muitas vezes, é onde menos atuamos. Assim, quando estamos no ambiente dos profissionais de secretariado nos preocupamos em secretariar os nossos respectivos diretores, gerentes, chefes ou coordenadores usando as competências de nós esperadas no ambiente externo. Correto. Porém, a questão que se coloca é que antes de secretariar para fora é necessário secretariar para dentro. Entende-se que para fazer projeções é preciso introspecções. Para poder por algo para fora é necessário que se tenha algo dentro. É incongruente e contraditório atuar no ambiente externo sem que isso seja uma realidade no ambiente interno. Para isso é precioso aprender a intrassecretariar. Quais são as suas competências para secretariar o seu ambiente interno?

No ambiente externo esperam que tenhamos a aptidão de (1) articular e operacionalizar com o público interno e externo; a faculdade de (2) utilizar de raciocínio lógico, crítico e analítico para interpretar e encaminhar situações organizacionais; a maestria para (3) estabelecer processos de comunicação verbal e não verbal, entre público interno e externo, viabilizando os inter-relacionamentos; o conhecimento para (4) exibir uma visão generalista da organização e das suas relações com o mercado; a capacidade de (5) organizar e sistematizar procedimentos de trabalho para assessoria das equipes que secretaria; e a inteligência para (6) receber e liderar o trabalho em equipe na busca de sinergias positivas. São essas as principais competências que um profissional de secretariado deve exibir no ambiente organizacional. Elas devem ser visíveis. Para isso é preciso ter (1) visão sistêmica e entender as relações entre o interno e o externo organizacional. É importante ter (2) foco para saber quais os resultados que um e outro buscam. É vital ter (3) capacidade de negociação e de comunicação para entender que uma abordagem ganha-ganha é importante para se manter no mercado. É fundamental ser (4) flexível para ampliar a visão frente aos diferentes cenários. É crucial ser (5) proativo e criativo para inovar na organização e sistematização dos fluxos de trabalho fazendo mais com menos recursos. É relevante ter (6) competências interpessoais para desenvolver trabalhos em equipes criando sinergias positivas por meio da liderança. São todas capacidades, habilidades e competências externas. Algumas técnicas e específicas da nossa profissão, enquanto outras são transversais a todas as profissões e aos seres humanos.

No entanto, desenvolvê-las, promovê-las e exibi-las é algo fácil, basta observar o ambiente em que se circula e seguir o movimento. Olhe para frente e observe quem está na liderança de sua área. Quais são as tendências? O que eles estão fazendo de bom que você ainda não faz? Aprenda, ajuste e secretarie melhor. Olhe para os lados, perceba o que está acontecendo a sua volta e entenda o mundo a partir da sua observação, mas também se aproprie da visão de mundo dos outros. Com isso compartilhe e cresça. É na troca que melhoramos as nossas competências e contribuímos para que os outros melhorem as suas. Enfim, é requerido que se desenvolva a competência dos relacionamentos interpessoais, porque, afinal, tudo acontece entre pessoas. E secretariar no ambiente organizacional não é diferente. Olhe para baixo e veja se há alguém por ali. Não deve haver, para que as competências acima sejam verdadeiras e reais, porque secretariar é andar com e não sobre os outros. Olhe para cima e entenda que a nossa atividade está inserida num contexto maior e com isso entenda o rumo e saiba a direção para onde caminhamos com a nossa equipe. Certamente veremos diferenças, mas são elas que também nos possibilitam o crescimento. Secretariar também é ampliar a visão. Para entender o ambiente externo não deixe de olhar para trás. Ficou alguém por lá? O que aconteceu? A minha contribuição não foi o suficiente para que tivesse o mesmo desempenho? Analise os motivos e saiba que mesmo a vida organizacional não tem que ser uma competição. Temos a obrigação de sermos secretários executivos competitivos ao entregarmos o nosso melhor e não para necessariamente sermos melhores do que os outros. Todas as competências acima são externas e sobre elas não temos pleno domínio. Depende da minha e da interpretação alheia. Quando tudo dá certo, as glórias vão para o diretor. Quando algo dá errado quem está na linha de tiro é o secretário executivo. Assim, cabe destacar que a área de atuação sobre a qual temos cem por cento de autonomia se limita a nós e é nela que devemos atuar. E é a isso que se chama intrassecretariar.

Por isso, espera-se que um profissional de secretariado, antes de apresentar as competências para secretariar no ambiente organizacional, saiba intrassecretariar. É preciso que se tenha uma (1) visão sistêmica de si mesmo, percebendo-se como um sistema completo, complexo e único dentro de uma organização, que é outro sistema completo e complexo, e que está integrada numa conjuntura maior, que é mais um sistema completo e complexo. Para isso é preciso secretariar-se. É importante que se mantenha o (2) foco individual, secretariando-se para conhecer-se e alcançar os próprios objetivos. É vital que se tenha a (3) capacidade de negociação e de comunicação interna para entender o preço individual para se estar onde se está e a habilidade de intrassecretariar pode esclarecer isso. É fundamental ser (4) flexível consigo mesmo, ampliando a visão das buscas individuais, intrassecretariando-se. É crucial ser (5) proativo e criativo para inovar na vida pessoal e sistematizar a convergência entre o interno e o externo, sendo um bom intrassecretário. Enfim, é requerido que se desenvolva a competência de um bom relacionamento intrapessoal, que é o fundamento da arte de intrassecretariar. Aí que está o grande desafio.

E quais são as competências para intrassecretariar? É realmente importante observar e ver as pessoas lutarem para sempre seguir em frente na sua vida profissional, apesar dos obstáculos. Porém, antes de tudo é preciso olhar para dentro de si mesmo. É ali que estão as respostas para as nossas dúvidas, angústias e também as capacidades para encontrar a direção do caminho que queremos seguir. Olhar para dentro é intrassecretariar. É gratificante perceber que cada vez mais um número maior de profissionais está olhando para dentro de si buscando em si as forças para seguir e avançar no caminho. Para isso, realmente é preciso se permitir se descobrir e despir-se para se vestir. Intrassecretariar requer um mergulho profundo dentro de si mesmo para se despir de medos, preconceitos, julgamentos e desconfianças. Com isso também se consegue se despir do desamor e se vestir de amor. Não se trata de utopia, porque tudo que existe fora da natureza é feito pelas pessoas para as pessoas. E as pessoas precisam de amor. Vestir-se de amor é dar sentido àquilo que se faz e intrassecretariar é entender isso. É preciso se despir da tristeza e se vestir da alegria pelo simples privilégio de estar vivo. Agradecer isso é intrassecretariar. É fundamental se despir de mágoas e de ressentimentos para se vestir de paz e de tranquilidade. Alimentar isso é intrassecretariar. É vital se despir da impaciência para se vestir de paciência. Conquistar isso é intrassecretariar. É crucial se despir da animosidade para se vestir de amabilidade. Oferecer isso é intrassecretariar. É relevante se despir da maldade para se vestir da bondade. Conceber isso é intrassecretariar. É importante se despir da infidelidade para se vestir de fidelidade para consigo e para com os outros. Diferenciar isso é intrassecretariar. É requerido se despir da volubilidade para se vestir do domínio próprio. Assumir isso é externalizar o mergulho interior do intrassecretariar para finalmente secretariar para fora.

O grande desafio é primeiro introjetar para depois projetar. Só consegue por algo para fora quem tem algo dentro. Quando se tem o domínio próprio todas as outras competências são resultado de uma escolha. Ao dedicar-se a intrassecretariar elimina-se a incongruência de atuar no ambiente externo sem carregar as mesmas competências no ambiente interno. Acredito que somente com a capacidade de intrassecretariar é que se consegue ir em frente, sempre, ao ser um Secretário Executivo competente. Intrassecretariando-se, logra-se transformar o potencial em talento, colocando-se a serviço de si mesmo e dos outros na sua plenitude.

Autor: Moacir Rauber – Secretário Executivo

Revisão: Stela Pudo