Dia do profissional de Secretariado

No dia do profissional de Secretariado destaco uma das suas competências essenciais: 
a RESILIÊNCIA. 
O texto foi extraído do livro Perguntar não ofende… Uma abordagem de coaching para o profissional de Secretariado. 

Parabéns a todos os profissionais de Secretariado e Boa leitura!!!

Resiliência, uma competência essencial para o profissional de Secretariado

Rauber, Moacir & Rauber, Andréia
Perguntar não ofende… Uma abordagem de coaching para o profissional de Secretariado. Toledo, PR : Mundo Hispânico, 2013. 

O ambiente organizacional é altamente competitivo, resultando em situações de grande pressão sobre os colaboradores. Para os profissionais de Secretariado a situação não é diferente, podendo ser até mais contundente como citado anteriormente. Para suportar tamanha pressão a resiliência é uma competência essencial. Usamos a reportagem “Uma questão de fibra” da revista Você SA, edição 166 – abr 2012, que aponta a resiliência como a principal competência a ser exibida pelos profissionais da primeira metade do século 21 para fundamentar a nossa visão. Lendo o artigo, fizemos diferentes associações com a competência, incluindo o profissional de Secretariado. Começamos lembrando que nossos avós e bisavós eram exemplos de resiliência, reforçados por uma firmeza emocional que beirava a obstinação. Naquele tempo, considerando as condições de vida da época, tratava-se de uma competência comum à grande maioria da população. Por outro lado, nos dias atuais, podemos dizer que muitos de nós somos menos resilientes, comparando as nossas condições de vida e a inconstância emocional vigente. Assim, acreditamos que perdemos parte dessa competência, o que a tornou tão valorizada. Porém, destacamos que não há como ser um profissional de Secretariado sem ser altamente resiliente.

Por gerações e gerações, as pessoas foram criadas de uma forma em que se tornavam naturalmente resilientes. Basta analisar como viveram nossos avós e bisavós. A grande maioria deles eram moradores do campo sem grandes recursos financeiros ou tecnológicos como dispomos hoje. Para eles, ter fibra era uma questão de honra, de rijeza e de caráter. A gestão das emoções era uma prerrogativa para se adentrar no mundo dos adultos. Saber o que se queria e o preço a ser pago para que se pudesse alcançar fazia parte da educação dos jovens daquelas gerações. Saber que havia um tempo de preparação e de espera era parte do jogo e todos estavam aptos para aguentar. A resiliência fazia parte da formação dos indivíduos que nasciam, cresciam, tinham o compromisso social de formar família e a ela sustentar. Não dispunham de telefone, internet, celulares ou outros meios sofisticados de comunicação. Tinham em mente a clareza daquilo que queriam. Faziam os planos, os projetos e se lançavam para aventuras além mar, lembrando dos milhões de pessoas que cruzaram o Atlântico em busca de uma vida melhor para os seus descendentes. Viagens de meses rumo a um destino incerto. A grande maioria sabia que jamais voltaria a ver aqueles que deixaram para trás, entre eles pais, tios, primos e amigos. Aqui no Brasil, podemos citar como exemplo os colonizadores que se embrenhavam pelos sertões sem contar com nenhum apoio tecnológico ou de infraestrutura. Planejavam com os recursos que tinham, partiam e faziam aquilo que deveria ser feito em busca dos objetivos traçados. Muitos certamente não alcançaram o que se propuseram, mas fibra jamais lhes faltava. Eram naturalmente resilientes. Nesse cenário podemos facilmente identificar os nove fatores que compõem a resiliência na escala da FGV (Fundação Getúlio Vargas), presentes na reportagem da Você SA, que são 1) autoeficácia, 2) competência social, 3) empatia, 4) flexibilidade mental, 5) tenacidade, 6) solução de problemas, 7) proatividade, 8) temperança e 9) otimismo. Algo similar ocorre no ambiente em que atua o profissional de Secretariado. Muitas vezes sem os recursos necessários e sem a autoridade formal requerida são levados a trabalhar em situações em que somente podem contar com a sua capacidade de organização e execução para fazer com que as ações continuem a fluir. Muitas vezes, sofrem uma pressão desproporcional às suas responsabilidades. Desse modo, também esses profissionais devem ser naturalmente resilientes.

Ao falar de autoeficácia, os desbravadores detinham grande capacidade de organização, planejamento e execução. Sem o uso de GPS ou guias Quatro Rodas percorriam milhares de quilômetros em estradas de terra batida em busca do sonho. Eram altamente proativos e solucionavam problemas que sequer poderiam imaginar que enfrentariam, não tendo a menor possibilidade de recorrer a psicoterapeutas para solucionar eventuais crises existenciais. Era fazer ou fazer. Isso também é comum no ambiente do profissional de Secretariado. Apesar de hoje podermos contar com recursos tecnológicos que nos auxiliam a encontrar as soluções adequadas que não existiam em tempos passados, muitas vezes nós, os profissionais da área, não dispomos da autonomia necessária. Com isso, a pressão psicológica pode ser grande, porque os resultados são esperados. Assim, a agilidade requerida exige que a autoeficácia se revele nas diferentes situações. Lembrando o caso descrito na Seção 2.1: poderia a Secretária Executiva daquela organização esperar as duas semanas em que o diretor saiu de férias para tomar uma decisão? Não, a autoeficácia era uma competência daquela profissional que fez uso dela na situação exposta. A resiliência estava presente.

A competência social também era natural àqueles desbravadores. Quando saíam rumo a terras inexploradas, criava-se uma rede de apoio e interdependência entre aqueles que buscavam novos horizontes. Não bastava que um alcançasse a terra prometida, era fundamental que todos que partiram lá chegassem, porque a derrocada de um poderia significar a de todos. Assim, em um núcleo que dispunha de poucos recursos, todos tinham que contribuir e receber ajuda de forma integrada. Exibir essas competências era necessário por uma simples questão de sobrevivência. A situação se repete no ambiente de trabalho do profissional de Secretariado. A necessidade de exibir a competência social dentro da organização, permitindo que o profissional entenda o todo organizacional, passa pela capacidade de desenvolver as competências de escuta ativa. Como demonstrado no exemplo da Seção 2.1, a capacidade de articulação da Secretária Executiva fez com que todos os diretores entendessem o que estava em jogo. Tanto ela quanto eles sabiam da interdependência existente, levando-os a tomar uma decisão para o bem da organização. Destacamos ainda que, hoje, além das competências nas quais somos excelentes, podemos e devemos desenvolver as competências que julgamos não deter no nível exigido, e podemos obtê-las por meio de cursos e programas de formação. Tudo está ao nosso alcance. Não há desculpas para não desenvolvê-las.

A empatia, competência entendida como a habilidade de compreender o outro a partir dos seus modelos mentais, também era encontrada nas situações vividas naqueles tempos pelos nossos antepassados. Essa competência, que envolvia respeito e abertura no convívio entre as pessoas do grupo, era obrigatória. Identificamos aqui também a flexibilidade mental, que abarca a tolerância e a criatividade. Como não seriam tolerantes os integrantes de um grupo que saía em uma viagem de 60 ou 90 dias com destino a uma terra desconhecida no interior do país lá pelos idos de 1940 ou 1950? Não havia a mínima possibilidade de desenvolver a flexibilidade mental em cursos de yôga ou outra técnica oriental como temos disponível nos dias de hoje. Havia a necessidade da convivência pacífica em um ambiente limitado e muitas vezes hostil. As mesmas competências são exigidas do profissional de Secretariado, que deve saber compreender que os diretores têm diferentes modelos mentais, levando-os a reagir nas situações organizacionais segundo eles próprios e não como nós reagiríamos. Para isso, o profissional deve também desenvolver a tolerância e a criatividade buscando conhecimentos, habilidades e competências onde necessário for. O recurso apresentado na seção anterior, descrito nos passos de reação frente a um feedback negativo, pode ser uma alternativa. Existem outras. Há que ser resiliente para isso.

No cenário dos desbravadores, a flexibilidade cruzava-se diretamente com a tenacidade, que é a capacidade de conviver em situações consideradas adversas. Trata-se de um quesito em que não há como questionar o que aquelas pessoas suportaram, porque eles ficavam dias, semanas, meses, anos e muitas vezes uma vida sem notícias das pessoas queridas. Sim, os nossos bisavós eram tenazes e também criativos para solucionar problemas, outra das habilidades integrantes da competência chamada de resiliência. Eles viviam em um ambiente estranho e adverso em que as condições mudavam constantemente. Eles se desenrascavam das dificuldades com aquilo que dispunham, pois eram autossuficientes na solução dos seus problemas. Aquelas gerações eram tenazes, assim como devem ser os profissionais de Secretariado que vivem em um ambiente semelhante. Normalmente, atendem a um diretor, a um coordenador, a uma área ou a um departamento, mas sempre estão em contato com pessoas diferentes do ambiente interno e externo. E nem sempre as relações são cordiais ou amistosas, muitas vezes resultado de problemas de relacionamento do superior hierárquico. Flexibilidade, sem ser volúvel, é uma necessidade para o profissional de Secretariado. E isso significa ser resiliente.

Nessa sequência, a proatividade era intrínseca às pessoas daqueles tempos, pois se não a tivessem sequer se atreveriam a sair de suas casas. Não havia um processo de coaching com o qual pudessem contar para melhorar as suas competências. O coaching deles era a própria vida, isso tudo associado à temperança e ao otimismo. Temperança para não perder o equilíbrio emocional frente às adversidades diárias de um ambiente novo. Otimismo não precisava ser descrito para aqueles aventureiros, eles simplesmente acreditavam naquilo a que se propunham. Da mesma forma, os profissionais de Secretariado precisam apresentar e desenvolver constantemente o seu arsenal de competências que são traduzidas em temperança e otimismo. Nós, como profissionais de Secretariado, devemos exibir a temperança para não perder o equilíbrio emocional frente às mais difíceis situações. Deveríamos seguir o passo a passo apresentado na seção anterior para sabermos como reagir frente a um feedback negativo que pode despertar em nós emoções negativas. Não há como impedir o surgimento das emoções, porém podemos aprender o que fazer com elas e dar o devido encaminhamento a partir de uma visão positiva e otimista ao participar de um projeto no qual se acredita.


Podemos fazer uma comparação entre aquelas gerações de desbravadores e os profissionais de Secretariado: resiliência não é uma opção, é uma necessidade. Isso se entendermos resiliência no ambiente organizacional como a capacidade que os indivíduos têm de suportar a pressão em situações de grande estresse, mantendo e retomando o equilíbrio emocional.
Rauber, Moacir
Rauber, Andréia S.

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